Tablas de retención documental TRD

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Tablas de retención documental TRD

Elaboración, actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD). Normalice y determine los tiempos justos de retención de sus documentos evitando el crecimiento desmesurado de su archivo, aprovechando al máximo el espacio físico y los recursos destinados para ello.

Para la elaboración de las TRD, es necesario tener en cuenta los siguientes pasos metodológicos:

  1. Investigación preliminar sobre la institución

En esta fase se realiza un estudio de la entidad identificando la estructura organizacional, las disposiciones legales que la rigen, los manuales de funciones y la toma de datos a través de una entrevista a los productores de información.

  1. Análisis e interpretación de la información recolectada

En esta fase se tabula la información recolectada y se conforman las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, materializando el análisis en un cuadro de clasificación documental, identificando, además, los valores de las diferentes unidades documentales.

  1. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental

Una vez analizada la información, se procede con la elaboración de las TRD teniendo en cuenta el formato que da Archivo General de la Nación a través de su marco normativo, para ser presentadas posteriormente, al ente encargado de su aprobación según corresponda.

  1. Aplicación

Una vez sean aprobadas las TRD, se procede con su aplicación, básicamente en la organización de los archivos de gestión, es decir, en cada una de las áreas productoras conforme a lo estipulado en la herramienta.

  1. Seguimiento y actualización

La actualización de las TRD, dependerá de los cambios organizacionales y estructurales de la entidad, motivo por el que es importante hacer seguimiento a los mismos para actualizar la herramienta según corresponda.

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